Waarom een daily stand-up voor veel organisaties waardevol is!

Bert Boersma

Elke werkdag om half negen beginnen wij met een daily stand-up. Dit doen we met het hele team. Waarom we dit doen en hoe we dit doen, dat lees je in dit artikel.

Zoals het woord al zegt is een ‘daily stand-up’ niets meer dan een dagelijkse terugkerend moment waarin we met zijn allen de dag doornemen. Dit doen wij elke ochtend om half 9 ’s ochtends. Tijdens de stand-up vertelt iedere MediaSoeper: Wat heb ik gisteren gedaan? Wat ga ik vandaag doen? Hoe zit het met de planning, kan ik het nog wat behappen of heb ik hulp nodig?

Waarom wij geloven in de daily stand-up?

MediaSoep werkt als één team. Het doel van onze daily stand-up is dat we onze werkzaamheden op elkaar afstemmen. Wanneer iedereen van elkaar weet wat er gedaan is of nog gedaan moet worden, zorgt dit voor een goede betrokkenheid binnen het team. Er blijft vrijwel geen werk liggen en iedereen heeft altijd genoeg te doen. Ook wanneer iemand te veel werk heeft, kan er werk aan een collega  gegeven worden. Wij werken met zijn allen binnen één tool (Dapulse) waarin elke MediaSoeper alles over een opdracht of klant kan teruglezen. Dit draagt bij aan een gebalanceerde werkverdeling waarin iedereen voor een deeltje verantwoordelijk is en, dag in dag uit, een bijdrage levert aan MediaSoep!

Hoe ziet de stand-up er bij MediaSoep uit?

We hebben twee grote whiteboards hangen (binnenkort drie want we kunnen niet alles meer kwijt ? ) waarin iedereen zijn eigen schrijfruimte heeft. Elke MediaSoeper is ongeveer een minuut aan het woord en vertelt wat hij of zij gister heeft gedaan en vandaag gaat doen.

Alle (grotere) taken worden op het whiteboard geschreven. Het resultaat is dat iedereen gedurende de dag kan kijken wat er voor de dag gepland staat. Gedurende de dag wordt het board bijgewerkt. Heb je iets klaar dan haal je het er af. Komt er iets nieuws, dan schrijf je het er bij. Zo weet iedereen van elkaar wat er moet gebeuren en wat er gedaan is.

Een concrete uitwerking van de taken en tussentijdse werkzaamheden worden altijd binnen onze tool Dapulse gecommuniceerd. Het is dus niet zo dat we op de whiteboards alle pietluttige taken uitschrijven.

De voordelen van de daily stand-up

• Elke MediaSoeper weet elke dag waar hij aan toe is.
• Een gezondere verdeling van werkdruk en verantwoordelijkheid binnen de groep
• De daily stand-up wordt ook als moment gebruikt om successen te delen met de groep. Ideaal voor het moraal van onze chefs!
• De kans dat we een taak of project over het hoofd zien wordt beperk.

De uitdagingen van de daily stand-up

• Het gebeurt nog al eens dat er een (klant)afspraak staat waardoor iemand de stand-up mist
• Af en toe ontkomen we niet aan een discussie binnen de daily stand-up. De vraag is, of dit wel een nadeel is?
• Hoe groter het team, des te langer de daily stand-up duurt
• De concentratie ontbreekt nog wel eens als je met een groep van 12 man bezig bent met de daily-standup

Momenteel zijn we met 10 tot 12 man elke dag aanwezig op kantoor. We zijn druk bezig om een oplossing te vinden om de daily stand-up in een andere variant, met een onderverdeling in verschillende teams, te houden. Kortom, wordt vervolgd!